Sieben Tipps für die erfolgreiche Videokonferenz im Unternehmen

In Zeiten von Corona haben viele Firmen erstmals eine für sie neue Kommunikationsform genutzt: die Videokonferenz. Was Unternehmer machen müssen, damit ihre Mitarbeiter dieses Instrument erfolgreich einsetzen.

In Zeiten der Coronakrise ist Homeoffice angesagt, Meetings können nicht wie gewohnt stattfinden. Dabei sind diese Termine, wenn sie gut vorbereitet werden und am Ende Ergebnisse stehen, sehr wichtig für die Abläufe im Betrieb und den Erfolg in Verhandlungen mit externen Partnern. Denn bei E-Mails oder Telefonaten kann es leicht zu Missverständnissen kommen.

Gegenüber E-Mails und Telefonkonferenzen haben Videokonferenzen einen großen Vorteil. Eine Studie des Allensbach-Instituts fand heraus, dass Kommunikation zu 55 Prozent aus Mimik und Gestik besteht, zu 26 Prozent aus der Stimme und lediglich zu 19 Prozent aus dem fachlichen Inhalt. Bei einer Videokonferenz lassen sich Nuancen wie Ironie deutlich leichter identifizieren und Missverständnisse vermeiden. Aber was gilt es in solchen Videokonferenzen zu beachten?

Tipp 1: Auf die Vorbereitung achten

Erinnern Sie sich noch an das legendäre BBC-Interview, bei dem die Kinder eines Experten in den Raum kamen, während er Fragen beantworte? Das war zwar sehr sympathisch, aber trotzdem möchte wohl keiner in der Haut des Interviewten gesteckt haben. Deshalb gilt: Für Videokonferenzen ist die Raumwahl wichtig. Das Zimmer sollte so gelegen und eingerichtet sein, dass es weder Störungen durch hereinplatzende Personen noch durch Hintergrundgeräusche wie etwa Telefone oder laute Uhren gibt. Kleben Sie zum Beispiel einen „Bitte-nicht-stören“-Zettel an die Tür.

Auch eine angenehme Beleuchtung ist wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht im Gegenlicht sitzen oder der Raum sonnendurchflutet ist. Was den Hintergrund betrifft, gibt es verschiedene Ansichten. Während viele auf die oben beschriebene Bücherwand schwören, empfehlen Experten oft eine schlichte einfarbige Wand, die nicht vom Gespräch ablenkt.

Die Technik ist ebenfalls wichtig: Insbesondere, wenn Sie eine neue Videokonferenz-Software verwenden, sollten Sie deren Funktionen vorher testen. Wie funktioniert der Präsentationsmodus? Wie teile ich Dokumente? Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat, und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? Der souveräne Umgang mit der Technik entscheidet über den Eindruck, den man hinterlässt.

Tipp 2: Die optimale Konferenzsoftware finden

Von der Software für das Online-Meeting hängt es ab, welche Funktionen Sie nutzen können. Dabei gibt es große Unterschiede: Kostenlosen Lösungen stehen viele Profilösungen mit sehr unterschiedlichen Preismodellen gegenüber. Rechnen Sie vor der Anschaffung aus, welche Lösung dauerhaft die beste für Ihr Unternehmen ist. Rund 20 solcher Programme lassen sich leicht finden. Im Internet finden Sie ausführliche Besprechungen bei den einschlägigen Computermagazinen.

Tipp 3: Auf den guten Ton achten

Gerade im Homeoffice wichtig: Headsets. Gamer besitzen sie schon lange, doch bei heimischen Office-PCs fehlen sie oft noch gänzlich. Um gut verstanden zu werden, lohnt es sich, passende Headset für Ihr Unternehmen zu erwerben, denn die integrierten Mikrofone in Webcams oder Laptops sind meist schlecht – und nichts ist störender als ein Echo im Meeting.

Auch hier haben Sie sie Qual der Wahl: Soll das Mikrofon direkt im Kopfhörer stecken, wie bei In-Ear-Modellen, oder soll es im Kabel integriert sein? Soll der Kopfhörer die Ohren umschließen, eventuell sogar mit Noise-Cancelling? Oder bevorzugen Sie handliche In-Ear-Kopfhörer? Einige Modelle sind komplett kabellos, was auch Vorteile bietet, wenn man kurz vom Tisch aufstehen muss. Auch hier helfen Tests im Internet bei der Auswahl weiter.

Tipp 4: Vermeiden Sie Verbindungsprobleme

Zum Glück sind Verbindungsprobleme nicht mehr dasselbe Thema wie noch vor zehn oder fünfzehn Jahren. Dennoch kann es auch heute noch solche Probleme geben, insbesondere wenn zu viele Teilnehmer zugeschaltet sind. Begrenzen Sie daher – wenn möglich – die Teilnehmerzahl. Sind Sie Teilnehmer und haben Verbindungsprobleme, können Sie diese eventuell vermeiden, indem Sie vom drahtlosen Internet auf kabelgebundenes Internet wechseln. Checken Sie zudem vor dem Meeting, welche Seiten derzeit im Browser geöffnet sind und geschlossen werden können.

Tipp 5: Planen Sie Ihre Zeit

Pünktlichkeit ist das A und O bei einer Konferenz. Das gilt auch für Online-Meetings. Die Dauer der Videokonferenz sollte überdacht werden. Nach über 90 Minuten Dauergespräch ist jeder ermattet. Deshalb besser kurz, prägnant und kompakt halten, denn auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings maximal 60 bis 90 Minuten dauern.

Deshalb ein weiterer Rat: Machen Sie eine Agenda für alle, teilen Sie diese vorher mit, damit sich jeder vorbereiten kann. Was soll besprochen werden? Wer hat bei welchem Thema die Gesprächsleitung? Was soll das Ergebnis des Meetings sein? Wer muss dabei sein? Lassen Sie den Teilnehmern vorab Unterlagen zukommen, die schon im Voraus gelesen werden sollten – dann können offene Fragen schneller geklärt werden.

Tipp 6: Regeln zur Gesprächsführung

Machen Sie klare Vorgaben – etwa indem Sie definieren, wie Teilnehmende sich zu Wort melden oder Fragen stellen. Vereinbaren Sie Zeichen für Wortmeldungen, zum Beispiel indem man eine bunte Karte in die Kamera hält oder die Hand hebt. Gerade Handzeichen werden immer populärer. Ein Beispiel: Ein gestreckter Zeigefinger bedeutet ein neues Thema, zwei Finger eine direkte Replik und ein gestreckter kleiner Finger kennzeichnet einen technischen Kommentar. So lassen sich Meetings für Moderatoren gut strukturieren, auch ohne den Kommentar-Feed immer im Blick zu haben. Anregungen zu solchen Handzeichen finden Sie im Internet.

Ein wichtiges Gebot ist, dass Personen, die nur mithören, ihr Mikrofon stumm schalten – so vermeidet man unschöne Rückkopplungen oder Hintergrundgeräusche aus der Wohnung. So banal es klingt: man sollte die anderen ausreden lassen, deutlich, langsam sprechen und mehr Zeit als üblich für Erwiderungen geben. Der Konferenzleiter sollte zudem öfter nachfragen, ob alles richtig verstanden wurde und die Teilnehmenden alle fünf bis zehn Minuten aktivieren, etwa durch Fragestellungen an konkrete Personen.

Tipp 7: Das Follow-up nach der Videokonferenz

Das Meeting neigt sich dem Ende zu und jeder weiß, was die besprochenen Ziele sind. Trotzdem passiert nach dem Meeting häufig nichts, denn andere Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit. Auch in Videokonferenzen sind Follow-ups wichtig, denn durch das Zusammenfassen des Meetings wird allen Beteiligten klar, was nach dem Gespräch wann und wie zu tun ist. So sollte man auch am Ende von Online-Meetings festhalten, wer welche Infos mitgeteilt hat und was für ein To-do sich daraus ergeben hat.

Und schließlich nicht vergessen: Auch in Online-Gesprächen sind einige Aspekte der nonverbalen Kommunikation zu beachten. Wie etwa freundlich lächeln, in die Kamera schauen, gerade und aufrecht sitzen und Aussagen mit Gesten unterstreichen, um die Teilnehmer von Ideen, Projekten oder Produkten und Dienstleistungen zu überzeugen.

Foto: DSV